Belangrijke sollicitatievragen en antwoorden voor de administratief assistent

Important Administrative Assistant Interview Questions 152708

Hier vindt u sollicitatievragen en antwoorden voor de administratief assistent. Administratieve assistenten zijn nodig voor bedrijven in verschillende sectoren om hun teams te ondersteunen en het kantoor te beheren. Als u weet wat u kunt verwachten tijdens een sollicitatiegesprek als administratief assistent, kunt u uw antwoorden voorbereiden en zult u opvallen als een kwaliteitskandidaat.

Wat doet een Administratief Medewerker?

Administratieve assistenten helpen andere werknemers door bestanden te ordenen, berichten op te stellen, afspraken te plannen en hen te assisteren. Administratieve assistenten gebruiken computers om spreadsheets te maken, e-mails op te stellen, databases bij te houden en presentaties, rapporten en publicaties voor te bereiden.

Ze kunnen ook onderhandelen met leveranciers, benodigdheden kopen, magazijnen of bedrijfsbibliotheken beheren en informatie uit verschillende bronnen halen.

heilige anne noveen gebeden

• De telefoon beantwoorden terwijl ze naar haar computer staart, is een administratief assistent.
• Functieverantwoordelijkheden verschillen afhankelijk van ervaring, functietitel en expertise. De taken van een administratief medewerker kunnen onder meer bestaan ​​uit:
• Organiseer documenten en berichten met behulp van zowel papieren als geautomatiseerde bestandssystemen.
• Inkomende post en e-mail worden gerouteerd en gedistribueerd.
• Reageren op standaardbrieven en e-mails.
• Reageer op inkomende berichten en voeg bestanden toe.
• Om de nauwkeurigheid te garanderen, controleert u uw spelling en interpunctie.
• Ervoor zorgen dat faxmachines, videoconferenties, telefoonsystemen en andere kantoorapparatuur operationeel zijn.
• Spreadsheets, tekstverwerking, databasebeheer en andere toepassingen kunnen allemaal op computers worden uitgevoerd.
• Vul de formulieren in in overeenstemming met het beleid van het bedrijf.

De STAR-interviewaanpak is een methode om vragen in een interview te beantwoorden.

Situatie, taak, actie en resultaat (STAR). De STAR-interviewaanpak is een manier om gedragsmatige interviewvragen kort en duidelijk te beantwoorden, met voorbeelden uit de praktijk om uw antwoord te ondersteunen. Wanneer u een interviewvraag met deze strategie beantwoordt, moet u duidelijk een specifieke omstandigheid karakteriseren die u bent tegengekomen en die relevant is voor de vraag van de interviewer, uw betrokkenheid bij de gebeurtenis beschrijven, de activiteiten uitleggen die u heeft ondernomen om het probleem te overwinnen en het uiteindelijke resultaat beschrijven. Met deze strategie kunt u op de vraag reageren met een bepaald voorbeeld.

Verwant: Wat jou uniek maakt

Sollicitatievragen voor administratieve assistenten

Hier zijn enkele dingen die u tijdens een sollicitatiegesprek als administratief assistent kunt worden gevraagd:

• Wat is volgens u de taak van de administratief medewerker op kantoor?
• Wat zijn jouw favoriete aspecten van het werken als administratief medewerker?
• Welke kantoorsoftware en -apparatuur kunt u gebruiken?
• Beschrijf als administratief medewerker een project waar je graag aan werkte.
• Wat zijn volgens jou de meest cruciale talenten voor een administratief medewerker, en waarom?
• Beschrijf een tijd waarin discretie vereist was in uw werk als administratief medewerker en hoe u met deze omstandigheid omging.
• Wat zou u doen als u een taak toegewezen kreeg, maar niet alle benodigde instructies kreeg?
• Aan welke leiderschapsstijl geeft u de voorkeur?
• Wat vind jij het moeilijkste aspect van de baan als administratief medewerker?
• Vertel eens over een moment waarop u leiding moest geven aan een grote groep mensen. Is het je gelukt?
• Kunt u mij uitleggen hoe u de planning van vergaderingen voor meerdere supervisors beheert?
• Vertel me een keer dat je een uitdagend project moest oplossen en voltooien.
• Hoe ziet een typische dag eruit voor administratieve professionals?
• Wat is jouw techniek voor het bijhouden van schema's?
• Kunt u managers helpen bij het opstellen van professionele ontwikkelingsplannen?

1. Welke functie vervult de administratief medewerker volgens u op kantoor?

Werkgevers gebruiken deze vraag om te zien hoeveel u weet over een functie als administratief assistent op de werkplek en hoe u uw werkverplichtingen zou aanpakken. Deze vraag kan een werkgever helpen begrijpen hoe jij jezelf ziet in de hiërarchie op de werkplek als je jezelf als een teamspeler ziet en dit op prijs stelt verantwoordelijkheden administratief assistent . Probeer bij het beantwoorden van deze vraag te focussen op de meest typische verantwoordelijkheden van een administratief assistent en waarom de functie cruciaal is voor het kantoor.

Voorbeeld

'Ik vind de administratief medewerker een belangrijk onderdeel van een team.' Ze helpen de personen die ze ondersteunen door waar nodig cruciale informatie te verstrekken en ervoor te zorgen dat alles goed gaat, naast het bijhouden van dagelijkse activiteiten zoals archiveren, organiseren en beheren van planningen.'

2. Wat zijn je favoriete aspecten van het werken als administratief assistent?

Mensen die plezier hebben in wat ze op het werk doen, zijn vaak productiever en effectiever. Met deze vraag kan de interviewer meer te weten komen over wat u waardeert aan uw baan als administratief medewerker en hoeveel plezier u heeft in uw werk. Denk bij het beantwoorden van deze vraag aan een of twee dingen over het werk als administratief assistent waar je het meest van houdt, en onderbouw je antwoord met een beschrijving van een recente ervaring met datgene waar je het meest van geniet.

Voorbeeld

'Het leukste aan administratief medewerker zijn, is dat je op de hoogte kunt blijven van alles wat er op kantoor gebeurt en dat je een cruciaal persoon bent die ervoor zorgt dat alles goed werkt.' In mijn vorige functie als receptioniste vond ik het bijvoorbeeld altijd leuk om mijn collega's te helpen bij het plannen van belangrijke evenementen en vergaderingen.'

3. Welke software en kantoorapparatuur weet u te bedienen?

Uw antwoord op deze vraag is van cruciaal belang, omdat het de werkgever informeert over de software en kantoorapparatuur die u eerder hebt gebruikt en hem het vertrouwen geeft dat u met een minimum aan training meteen aan de slag kunt met uw werkverantwoordelijkheden. Identificeer de computersoftwaretoepassingen en kantoorapparatuur die u in het verleden hebt gebruikt en beschrijf uw mate van comfort ermee terwijl u deze vraag beantwoordt.

Voorbeeld

'Ik ben een ervaren gebruiker van het Microsoft Office-productpakket', bijvoorbeeld. Niet alleen volgde ik op school een computerklas die zich op deze hulpmiddelen concentreerde, maar in mijn vorige functie gebruikte ik dagelijks Word en Evernote en wekelijks Excel en PowerPoint. Ik kan ook overweg met allerlei kantoorapparatuur, zoals een computer, scanner, printer, faxapparaat, postzegelmachines en telefoons met meerdere lijnen.'

4. Beschrijf een project als administratief medewerker waar je met plezier aan hebt gewerkt.

Een andere vraag die een interviewer zou kunnen stellen om erachter te komen wat je het leukst vindt aan het werken als administratief assistent, is deze. Deze vraag helpt hen ook te begrijpen hoe u uw vaardigheden gebruikt om te helpen met initiatieven op de werkplek. Omdat het begint met 'Beschrijf een moment...', verdient het de voorkeur om de STAR-methode toe te passen om het te benaderen. Op die manier kun je precies bepalen aan welk specifiek project je hebt gewerkt, wat je positie daarin is, welke activiteiten je hebt uitgevoerd, wat de uitkomst van het project is geweest en wat je er het leukste aan vond.

Voorbeeld

'In mijn baan als administratief medewerker bij een middelgrote advocatenpraktijk werkte ik aan een project om een ​​dagplanning op te stellen die coördineerde wanneer het team via e-mail met klanten sprak.

Ik legde het personeel uit dat ze minstens twee keer per dag e-mails moesten controleren en beantwoorden, aan het begin en aan het einde van hun dienst. Ik waardeerde dit omdat ik een bijdrage kon leveren aan de oplossing van een probleem. En eentje die zowel ons team als onze klanten hebben ervaren.'

5. Welke talenten zijn volgens jou het meest cruciaal voor het werk van een administratief medewerker, en waarom?

Gebruik de STAR-aanpak om te bespreken hoe u in het verleden cruciale vaardigheden als administratief assistent hebt benut en hoe u deze gaat gebruiken om bij te dragen aan dit bedrijf bij het beantwoorden van deze vraag. Uw antwoord zal de interviewer helpen bij het bepalen van veel dingen. Inclusief de talenten die volgens u het belangrijkst zijn voor de functie, waarom die vaardigheden nodig zijn, hoe u die vaardigheden in het verleden effectief hebt benut en hoe u dezelfde vaardigheden zou gebruiken om bij te dragen aan het succes van uw team.

Voorbeeld

'Van een administratief assistent plicht is cruciaal om ervoor te zorgen dat een kantoor goed functioneert', bijvoorbeeld. Een administratief assistent moet over goede communicatie-, tijdmanagement- en organisatorische vaardigheden beschikken om te garanderen dat het kantoor te allen tijde efficiënt functioneert. Als directieassistent was ik verantwoordelijk voor het organiseren en bewaken van de planningen van vier leidinggevenden.

Ik heb dit bereikt door een op maat gemaakte planningsapplicatie te gebruiken om afspraken en vergaderingen op de juiste manier te boeken voor elke leidinggevende en vervolgens hun agenda's wekelijks per e-mail en persoonlijk aan hen te communiceren tijdens onze ochtendvergadering. Hierdoor kon het hele kantoor op schema blijven. Ik kan deze soortgelijke talenten naar uw bedrijf brengen om ervoor te zorgen dat alles correct verloopt.'

6. Beschrijf een tijd waarin u in uw werk als administratief medewerker discretie moest hanteren en hoe u daarmee omging.

Administratieve assistenten hebben vaak toegang tot gevoelige informatie over de werkplek en de klanten van het bedrijf. Met deze vraag kan de werkgever zien of u complexe of delicate kwesties kunt afhandelen met behoud van discretie en geheimhouding. Gebruik bij het beantwoorden van deze vraag de STAR-methode om een ​​specifieke omstandigheid te vinden waarin discretie en vertrouwelijkheid van cruciaal belang waren voor de situatie en om te beschrijven hoe u daarmee omging.

Voorbeeld

'Als medewerker personeelszaken assisteerde ik de directeur HR en hoorde ik over een geplande personeelsreductie.' Ik had veel vrienden die voor het bedrijf werkten, maar ik wist dat het bewaren van structuur en rust op kantoor voorzichtigheid vereiste. Hoewel ik niet wist wie er zou worden losgelaten, wist ik dat het zou gebeuren en wanneer. Dit was een stressvol moment voor iedereen op onze afdeling. Ik heb mijn geheimhouding bewaard en de informatie werd op het juiste moment via de juiste kanalen met de rest van het personeel gedeeld.'

7. Wat zou je doen als je een taak toegewezen kreeg, maar niet alle noodzakelijke instructies kreeg?

Met deze vraag kan de interviewer meer te weten komen over uw strategie om met moeilijke omstandigheden om te gaan waarin er geen duidelijke richtingen zijn. De werkgever zal willen weten welke onderzoeksvaardigheden u gebruikt om erachter te komen hoe u iets moet uitvoeren en of u het prettig vindt om om opheldering en hulp te vragen wanneer dat nodig is. Zorg er bij het beantwoorden van deze vraag voor dat u aangeeft dat u in staat bent om onafhankelijk onderzoek naar het onderwerp uit te voeren en indien nodig opheldering te vragen.

is bob evans open op Thanksgiving

Voorbeeld

'Als ik een taak kreeg en geen duidelijke aanwijzingen kreeg, zou ik eerst kijken of ik door zelf onderzoek te doen, bijvoorbeeld via Google, de informatie kon vinden die ik nodig had.' Als ik na mijn onderzoek nog meer informatie nodig had, nam ik contact op met de persoon die mij het werk had toegewezen en vroeg om opheldering. Voordat ik met de opdracht aan de slag ga, zorg ik ervoor dat ik goed begrijp wat er gedaan moet worden en wat de deadline van de opdracht is.'

8. Heeft u een voorkeursstijl voor leidinggeven?

Deze vraag helpt de interviewer bij het bepalen van uw mate van onafhankelijkheid op de werkplek en bij het bepalen of hun managementstijl verenigbaar is met uw werkvoorkeuren. Administratieve assistenten moeten zelfvoorzienend genoeg zijn om het kantoor soepel te laten functioneren met minimaal toezicht, maar het is ook van cruciaal belang dat hun werkvoorkeuren en de managementstijl van hun supervisor overeenkomen. Het is van cruciaal belang om eerlijk te zijn over uw voorkeuren terwijl u deze vraag beantwoordt, om er zeker van te zijn dat de functie geschikt is voor zowel u als het bedrijf.

Voorbeeld

'Ik geef de voorkeur aan een supervisor die mij de kennis verschaft die ik nodig heb om mijn werk te vervullen, duidelijke verwachtingen heeft en erop vertrouwt dat ik die taken volbreng zonder mij te micromanagen.' Ik heb niet iemand nodig die regelmatig contact met mij opneemt om ervoor te zorgen dat ik op het goede spoor en productief blijf, aangezien ik georganiseerd en effectief ben in het beheren van mijn tijd. Ook houd ik van af en toe feedback die vertelt hoe het met mij gaat en eventueel ideeën aandraagt ​​voor ontwikkeling.'

9. Wat is volgens jou het meest uitdagende aspect van de baan als administratief assistent?

Dit is een andere benadering van het onderzoeken van uw tekortkomingen. De manier waarop u op deze vraag reageert, geeft voor de interviewer aan of u bepaalde ontwikkelingsgebieden kunt identificeren en vaststellen. Gebruik bij het beantwoorden van deze vraag de STAR-methode om een ​​specifieke omstandigheid te kiezen die je moeilijk vond om te overwinnen en te beschrijven hoe je die hebt overwonnen.

Voorbeeld

'In mijn vorige werk realiseerde ik me dat als ik geen duidelijk tijdschema hanteer om mijn tijd in te delen, ik soms moeite heb met het prioriteren van opdrachten.' Ik heb er moeite mee dingen opzij te leggen of iemand te laten wachten tot ik klaar ben met een taak, omdat ik alles meteen gedaan wil hebben. Ik heb dit overwonnen door een goed georganiseerd plan voor mezelf te maken waarin werkprojecten worden geprioriteerd op basis van de vervaldatum ervan. Ik heb gemerkt dat het gebruik van een elektronische kalender om mijn dagen nauwkeurig in te delen, mij heeft geholpen om op het goede spoor te blijven en mijn werk op tijd af te ronden.'

10. Vertel me eens over een moment waarop je leiding moest geven aan een grote groep mensen. Is het je gelukt?

Met deze vraag kan de interviewer beoordelen of u in staat bent om prioriteiten te stellen in uw werk, te multitasken, deadlines te halen en een groot team effectief te helpen. Deze vraag is geschikt voor sollicitanten die nog niet eerder als administratief assistent hebben gewerkt, omdat u hiermee uw vermogen kunt bespreken om de fundamentele taken van de baan uit te voeren, terwijl u ook bewijs kunt leveren van een teamproject waaraan u hebt gewerkt. Deze vraag moet, net als andere, worden beantwoord met behulp van de STAR-methode , waarvoor u een bijzonder relevant voorbeeld uit uw eerdere ervaringen moet geven.

Voorbeeld

'Ik ben bijzonder goed in het werken met grote teams en het begeleiden ervan op een manier die hen helpt hun doelstellingen te bereiken', bijvoorbeeld. Ik maakte vier jaar lang deel uit van het cheerleaderteam van mijn middelbare school, en tijdens mijn junior- en seniorjaren werd ik benoemd tot aanvoerder van het team. Als aanvoerder van het team was ik verantwoordelijk voor het choreograferen van routines, het organiseren van trainingen en evenementen en ervoor zorgen dat iedereen in het team de sessies bijwoonde en zich op evenementen voorbereidde. Onze ploeg heeft tijdens mijn laatste jaar deelgenomen aan de staatskampioenschappen en we zijn tweede geworden.'

Hoe bereid ik me voor op een sollicitatiegesprek als administratief medewerker?

Zo bereid je je voor:

• Onderzoek vooraf het bedrijf.
• Bekijk de functiebeschrijving.
• Oefen met een nepinterview.
• Benadruk uw kritische soft skills en hard skills.

Welke vaardigheden zijn het belangrijkst voor een administratief medewerker?

Dit zijn de topvaardigheden die alle administratieve assistenten zouden moeten hebben. Een wervingsmanager zal interviewvragen gebruiken om te bepalen of u in staat bent om meerdere taken in een kantooromgeving te beheren. En laat uw antwoorden bepalen of u geschikt bent voor de rol van administratief assistent.

• Organisatievaardigheden.
• Communicatie vaardigheden.
• Computer vaardigheden.
• Projectmanagementvaardigheden.
• Tijdmanagementvaardigheden.
• Vaardigheden voor gegevensinvoer.
• Speciale vaardigheden zoals creatief denken, omgaan met telefoons met meerdere lijnen en andere functiespecifieke vaardigheden.

Hoe antwoordt u: 'Waarom zouden we u moeten aannemen' voor een administratieve functie?

Wervingsmanagers willen dat sollicitanten begrijpen wat hen uniek maakt. Gebruik ervaringen uit uw laatste baan om te beschrijven wat u speciaal maakt. Het beheren van meerdere projecten, het voltooien van speciale initiatieven of het omgaan met de kantoorcultuur. Ga verder dan de initiële functieverantwoordelijkheden.

Voorbeeld van het beste antwoord:

Ik ben zeer georganiseerd, zorg ervoor dat dingen efficiënter gaan en heb ruim tien jaar expertise op dit gebied. Ik blijf in dit vakgebied werken omdat ik het leuk vind. Als administratief medewerker beschouw ik het als mijn werk om ervoor te zorgen dat een compleet kantoor goed draait, en het is mijn verantwoordelijkheid om dat te doen.

Hoe moet een administratief medewerker tijdens een sollicitatiegesprek 'Vertel eens iets over jezelf' antwoorden?

U moet uw opleidingskwalificaties, werkervaring en talenten toelichten als antwoord op de vraag 'Vertel me iets over uzelf'.

Bijvoorbeeld: 'Ik ben afgestudeerd bedrijfskunde en heb vijf jaar als administratief medewerker gewerkt.'